Des de l'any passat, la UPF està desenvolupant un procés de canvi orientat cap a la modernització de la gestió. Aquest projecte, anomenat UPF Connecta+, és l'encarregat de posar en marxa l'administració electrònica a la UPF. Aquest procés, que té implicacions a diferents nivells -jurídic, tecnològic, organitzatiu, de gestió documental i de canvi cultural-, s'està gestionant a partir de dues comissions creades ad hoc, amb representació dels diferents àmbits.
L'administració electrònica està impulsada per una comissió experta en la matèria, que està formada pels membres següents:
Sr. Josep Fargas Fernández, secretari general
Sr. Ricard Boix i Junquera, gerent
Sra. Mercè Cabo Rigol, vicegerent de l'Àrea de Serveis, Tecnologia i Recursos d'Informació
Sr. Pau Juste Calvo, vicegerent de l'Àrea de Recursos Humans i Organització
Sra. Montserrat Vives i Cruells, secretària general adjunta, que també exerceix de secretària de la comissió
Sra. Àngels Ingla Mas, cap del Gabinet del Rectorat
Sra. Teresa Grané Viadé, cap del Servei d'Informàtica
Sr. Jordi Masias i Muntada, expert en la matèria
Prof. Mireia Trenchs Parera, degana de la Facultat d'Humanitats
Prof. Jordi Pérez Sánchez, degà de la Facultat de Ciències Experimentals i de la Salut
Sra. Montserrat Berenguer Sau, representant del personal d'administració i serveis
Prof. Miquel Oliver Riera, vicerector de Qualitat i Estratègia Institucional
Prof. Lluís Pegenaute Rodríguez, degà de la Facultat de Traducció i Interpretació
Sra. Rosó Roca Satoca, representant dels estudiants
Així mateix, s'ha creat una comissió de direcció de l'administració electrònica encarregada de gestionar el dia a dia del procés. Aquesta comissió, anomenada Comissió de Direcció del Projecte Administració Electrònica, està composta pels membres següents:
Sra. Mercè Cabo Rigol, vicegerent de l'Àrea de Serveis, Tecnologia i Recursos d'Informació
Sra. Montserrat Vives i Cruells, secretària general adjunta
Sr. Pau Juste Calvo, vicegerent de l'Àrea de Recursos Humans i Organització
Sra. Teresa Grané Viadé, cap del Servei d'Informàtica
Sra. Isabel Vives Domingo, del Servei d'Informàtica
Sra. Eva Roca Marquès, responsable de l'Arxiu
Sra. Rosa Vacas Font, responsable de l'Oficina Tècnica d'Informació i Organització
Sr. Jordi Mas Parareda, del Servei d'Informàtica
Sr. Xavi Herrero Anglí, del Servei d'Informàtica
Sr. Jacinto Estrecha, expert en la matèria
Sr. Jordi Masias i Muntada, expert en la matèria
Durant el període 2009-2010 s'ha estat treballant en la implementació de la primera fase de l'administració electrònica, definida en el Pla d'Administració Electrònica aprovat en el període anterior.
Seguint allò establert pel model d'implementació, definit en el Pla, s'han seleccionat un conjunt de projectes que es desenvoluparan en les diferents fases que conformaran el projecte complet UPF Connecta+.
Per a cadascun dels projectes s'han definit una sèrie de fases, amb el doble objectiu de poder-ne fer el seguiment i assolir una implementació de la solució amb les màximes garanties. Les fases establertes per a la implementació dels diferents projectes són:
L'estat del projecte es concreta en la fase en què es troba en cada moment, la qual cosa també estableix quines són les tasques pendents per implementar l'administració electrònica, que suposa identificar els procediments prioritaris, les eines tecnològiques necessàries i els costos que suposen.
Els projectes es divideixen en dos grups: els associats a la digitalització de processos i els mòduls comuns de l'administració electrònica segons el gràfic següent:
Els projectes que s'estan posant en marxa en aquests moments són els següents:
Seu electrònica. Tal com es defineix en la LAECSP, les diferents administracions públiques han de disposar d'una seu electrònica, que comportarà la responsabilitat del seu titular respecte a la integritat, veracitat i actualització de la informació i dels serveis als quals es pugui accedir des d'aquesta. Per tant, aquest espai web, clarament identificat amb una adreça específica, permet a la UPF publicar-hi documents íntegres (signats digitalment) i donar garanties de publicació (evidències electròniques encadenades). Aquesta seu ha estat ja normada i està disponible a través de la web.
Factura electrònica. Recepció de factures telemàtiques d'acord amb el que preveu la llei. La UPF s'ha adherit a la plataforma del Consorci AOC de factura telemàtica. S'han integrat ja les eines de gestió pròpies de la UPF a la plataforma, i aquesta està ja disposada a rebre les primeres factures electròniques.
Sol·licitud de permís de reducció de jornada per cura d'un fill. Amb aquest projecte s'ha volgut iniciar el procés d'immersió en l'administració electrònica dels tràmits de gestió del personal, i aquest en concret permetrà als treballadors de la UPF demanar aquest permís a través dels mitjans electrònics, sense necessitat de paper ni d'haver d'anar a cap secretaria.
Gestió d'òrgans de govern. El projecte consisteix a informatitzar tot el cicle de vida de la gestió del Consell de Govern de la UPF: des de la convocatòria de les reunions, amb la corresponent comunicació electrònica, fins a l'elaboració de l'acta de la reunió en format electrònic i signada digitalment, passant per l'arxiu, la generació dels certificats dels acords, la publicació d'aquests, etc.
Signatura de pròrrogues de contractes de treball del PDI. El projecte consisteix a passar d'un procés de signatura de contractes en paper a un procés basat en el contracte en format electrònic.
Certificats electrònics. Plataforma de generació de certificats digitals de manera automatitzada, com a alternativa al certificat en paper actual. En aquesta primera fase es començarà amb els certificats de càrrecs acadèmics.
Gestió de queixes i de consultes al Síndic de Greuges de la UPF. Plataforma que permetrà gestionar a través dels mitjans telemàtics tots els processos vinculats a les queixes i a les consultes al Síndic de Greuges de la UPF, des de la sol·licitud fins a la gestió, passant pel tràmit intern de gestió del procés i per la resolució i la comunicació d'aquesta. Tot per mitjans electrònics, amb expedient electrònic i amb garanties jurídiques.
Identitat electrònica. En aquest apartat hi ha diferents subprojectes:
Registre electrònic. Implementació del registre telemàtic a la UPF. A partir de l'aplicació actual del registre d'entrada i sortida de la UPF s'estan incorporant les funcions telemàtiques per tal de donar servei a la digitalització dels diferents processos de la UPF.
Digitalització i impressió electròniques. S'ha posat en marxa aquest mòdul, que consta de dues eines:
- Codi PDF 417.
- Codi de verificació, que s'incorpora al document, a partir del qual i amb una còpia impresa en paper del document electrònic es pot accedir, des de la seu electrònica, a la verificació i a la recuperació del document electrònic original, que és el que té valor jurídic.
Mòdul de signatura, segell de temps i validació electròniques. Aquest mòdul ofereix un conjunt de serveis que permeten a les aplicacions signar digitalment documents, afegir-hi segells de temps i validar les signatures electròniques i els certificats digitals corresponents.
Eina de Workflow i gestor documental. Eina que permet gestionar un flux o procés d'un o diferents documents. El gestor documental permet la gestió dels documents i dels expedients electrònics i dels físics o híbrids.
Gestió del canvi: informació i formació. La implantació de l'administració electrònica comporta canvis tecnològics i normatius, però sobretot organitzatius. Això implica que cal acompanyar durant tot el procés les persones que s'hi veuran afectades, per la qual cosa s'ha previst un programa específic de comunicació i de formació.
La UPF, conjuntament amb altres universitats catalanes, ha continuat participant a través de l'ACUP en un projecte cooperatiu, que té com a objectiu aprofitar sinergies per implantar la universitat electrònica amb eines comunes que facilitin el desplegament de l'administració electrònica i establir acords sobre la interoperabilitat entre les universitats.
Una vegada signat el conveni entre les universitats públiques, la UOC, el CESCA i el Consorci Administració Oberta de Catalunya (AOC) -pel qual aquest organisme es compromet a facilitar a les universitats assessorament i l'accés a les eines tecnològiques que ha desenvolupat, la definició del conjunt de projectes a desenvolupar conjuntament i la signatura d'un conveni entre les universitats públiques, la UOC, l'AOC i el Departament d'Innovació, Universitats i Empresa de la Generalitat de Catalunya per al finançament, amb més de 5 milions d'euros, del conjunt de projectes-, s'ha procedit a la posada en marxa d'aquests:
El desenvolupament d'aquests projectes està molt avançat, amb un alt grau de satisfacció en els resultats.