La Universitat vol impulsar el canvi i la millora contínua, aportant coneixement tècnic i valor afegit a l'organització, així com ser un referent tècnic i metodològic en l'àmbit organitzatiu, facilitant la presa de decisions i la creació de coneixement.
Alguns dels projectes amb caràcter més estratègic es descriuen breument a continuació:
- Projecte d'administració electrònica. La Unitat d'Organització i Processos (UOP) és la unitat encarregada de la coordinació i el seguiment del projecte. S'ha creat el Comitè de Direcció d'Administració Electrònica, format per la vicegerent de l'àrea de Serveis Tecnològics i Recursos d'Informació, la secretària general adjunta, la cap del Servei d'Informàtica, el cap de la UOP, la responsable de l'Arxiu i el cap de projectes d'Administració Electrònica del Servei d'Informàtica. Participa activament al grups de treball del CSUC vinculats al projecte i reporta de l'avenç del projecte a l'equip de Gerència. Exerceix el rol de lideratge dels projectes en què es concreta el projecte global, realitzant tant la direcció dels projectes com l'anàlisi funcional dels processos que s'han de digitalitzar.
- Aportar tècniques i metodologies per a la millora organitzativa. Des de la UOP, i en col·laboració amb la Secció de Desenvolupament, s'ha organitzat el curs Conceptes Bàsics per a la Millora Organitzativa, que ha constat de 5 edicions, amb un total de 50 participants. El curs ha servit per presentar els principals conceptes vinculats a l'execució i el seguiment de projectes, la millora de processos administratius i la definició d'objectius, així com per presentar el catàleg de serveis de la UOP.
- Mapa de processos de la UPF. Elaboració (i revisió) del mapa de processos de tota l'organització; ja elaborat i publicat per algunes de les unitats de gestió. A banda de la identificació dels processos, subprocessos i procediments, es determinen quins d'aquests són clau per al bon funcionament de l'organització en general (o la unitat en particular) i, si escau, se'n planifica la revisió. Els processos i els procediments que cal revisar són projectes autònoms.
- Elaboració d'anàlisis organitzatives, descripcions de llocs de treball i valoracions de llocs de treball. S'ha desenvolupat una metodologia per a l'elaboració d'anàlisis organitzatives, que inclou entre d'altres accions la realització de la descripció del lloc de treball (DLT). En alguns casos, aquestes DLT han anat acompanyades de valoracions del lloc de treball (VLT).
- Implantar un nou model d'acollida del PDI internacional. Al quart trimestre del 2013 es va crear un grup de treball per analitzar l'actual model d'acollida del PDI internacional. Algunes de les principals conclusions del grup de treball van ser que cal establir un manual unitari que es converteixi en una eina de comunicació i d'imatge corporativa que permeti una integració òptima de la persona nouvinguda en el mínim temps possible, així com crear una única web interna d'acollida, amb informació integral i disponible en català, castellà i anglès. Durant el tercer trimestre del 2014 s'ha creat el grup de treball per definir el nou model, que aprofitarà iniciatives ja en funcionament i considerades bones pràctiques dins de la UPF.
- Promoure estades en altres universitats estrangeres. Des de la seva creació, la UPF ha encoratjat la col·laboració acadèmica dels seus centres docents amb universitats estrangeres, així com la mobilitat dels seus estudiants i professors a través dels programes d'intercanvi Erasmus. El Servei de Relacions Internacionals, la Unitat d'Organització i Processos i la Secció de Desenvolupament van treballar conjuntament en aquest projecte. Vist que la mobilitat en el marc del programa Erasmus permet la participació del col·lectiu del personal d'administració i serveis en la realització d'estades de formació i d'aprenentatge d'altres pràctiques i solucions de gestió en institucions d'educació superior i en empreses a Europa, i que és voluntat de la UPF internacionalitzar tots els seus col·lectius, així com oferir noves oportunitats de desenvolupament professional, concretament al seu personal d'administració i serveis, es va obrir la convocatòria d'ajuts Erasmus per a la mobilitat del personal d'administració i serveis de la UPF per al curs 2013-2014. Finalment, com a resultat de la prova pilot, es van adjudicar dues places per a aquesta modalitat d'ajut Erasmus.
- Avaluació de competències. S'ha dotat la UPF d'un sistema per avaluar els perfils professionals de les persones en relació amb el perfil que requereix el lloc. El sistema és una de les bases en què pivota el disseny de la carrera horitzontal. Es complementa amb els mòduls de gestió de competències i d'avaluació del compliment d'Hominis.
- Golden workers. Per tal de poder cobrir la necessitat per part de la Universitat de no perdre l'experiència i coneixements del personal una vegada arribat el moment de la jubilació (o desvinculació per diferents motius), i la d'aquest col·lectiu de mantenir el vincle amb la que han considerat "casa seva" tot aportant esforços, treball i il·lusió durant un llarg període de temps, es proposen una sèrie d'accions i d'iniciatives adreçades al col·lectiu del PDI i del PAS una vegada finalitzada la seva etapa laboral a la Universitat, emmarcades dins del programa UPF Alumni Sènior.
- Open Data a la UPF. El projecte Open Data de la UPF està liderat des del Vicerectorat d'Avaluació i Planificació Institucional, i compta amb la participació de la Unitat d'Organització i Processos, la Unitat d'Estudis, Planificació i Avaluació i el Servei d'Informàtica. En el projecte s'ha implementat un portal de gestió de dades que permet que siguin publicades, visualitzades, descrites, consultades i descarregades. Aquestes dades s'han transformat per poder ser enllaçades amb dades similars d'altres universitats.
Com altres dades rellevants es poden destacar:
-
El seguiment del Pla d'Actuacions UPF25 anys, amb la realització de dos informes.
-
La realització de dues anàlisis organitzatives, en el marc de contenció de la despesa i de la millora organitzativa.
-
La descripció d'un total de 45 llocs de treball i la valoració de 9.
-
L'elaboració de dos catàlegs de serveis.
-
Publicació de cinc edicions del butlletí de Funció Directiva.