Plans sectorials

Pla de Qualitat de la Gestió. Escoltar per millorar
El gerent de la UPF ha impulsat, amb el suport de l'equip de govern i de la Comissió de Qualitat de la UPF, el Pla de Qualitat de la Gestió de la Universitat Pompeu Fabra (2001-2003) com un pas més en l'esforç per assolir la qualitat en la gestió dels serveis de la UPF i l'excel·lència de l'organització. L'objectiu principal del pla és millorar contínuament el funcionament de la UPF tant des de la perspectiva dels seus principals usuaris, els estudiants, com a partir de les persones que hi treballen, professorat i personal d'administració i serveis.
El Pla, que neix sota el lema "Escoltar per Millorar", parteix de la convicció que el funcionament de l'organització és un element molt important de suport a les tasques de docència i de recerca, i per això aprofundeix en aquestes qüestions i hi arriba al detall per poder millorar-les, d'acord amb el mandat del Pla Director de la UPF. L'ambició principal del Pla de Qualitat és la d'assolir els objectius que s'hi assenyalen com a mitjà per arribar a l'excel·lència i la millora contínua de la UPF: orientar la gestió cap a la satisfacció de l'usuari, la millora contínua a partir de l'avaluació, la màxima qualitat dels serveis i dels productes, l'anàlisi i la presa de decisions a partir de dades i, també, la implicació directa de totes les persones de l'organització en aquests processos de millora.
L'autoavaluació de la gestió feta l'any 1999 per les unitats administratives, a partir del model EFQM (Model Europeu d'Excel·lència), ha estat l'origen del Pla de Qualitat de la Gestió (2001-2003). Els cinc objectius estratègics que l'integren recullen les àrees de millora que es van detectar en el procés d'autoavaluació:
- Potenciar el capital humà de l'organització i millorar l'entorn de treball per assolir els objectius de qualitat en la gestió de la UPF.
- Innovar en el funcionament per assolir una millor organització.
- Millorar la gestió de les aliances i dels recursos econòmics, materials i dels coneixements.
- Reforçar el compromís amb la societat i el medi ambient.
- Mantenir el compromís amb la millora contínua i el rendiment de comptes.
La implantació dels objectius operatius que integren el Pla es realitzarà a partir de la constitució d'equips de treball i de grups de millora amb el personal de l'organització. La Junta de Govern va aprovar una normativa regulant qui i com es pot participar en un grup de millora.
El Pla de Qualitat de la Gestió també suposarà la introducció de les cartes de servei com a documents de compromís entre les unitats administratives i els seus usuaris. La Junta de Govern també ha regulat l'estructura i el contingut que han de tenir les cartes.
Finalment, amb el Pla de Qualitat pretén integrar la planificació i el control del rendiment. És per això que s'ha encetat un nou enfocament en la utilització del Quadre de Comandament Integral (QCI), per cercar una major integració entre aquest i els plans directors.

Pla Estratègic de Tecnologies i Recursos de la Informació (2000-2003)
Durant aquest curs acadèmic també ha entrat en vigor el Pla Estratègic de Tecnologies i Recursos de la Informació (2000-2003), amb la finalitat de seleccionar els objectius estratègics de la UPF en matèria de tecnologies i recursos de la informació, tot fent referència a docència, recerca, govern i gestió. Amb aquest pla s'entra amb més detall en el com de l'assoliment d'alguns dels objectius que figuren al Pla Director de la UPF.

Pla d'Informació i Comunicació (PIC)
Durant el curs 2000-2001 s'ha començat a treballar en un Pla d'Informació i Comunicació (PIC) que, a partir d'una anàlisi exhaustiva dels sistemes d'informació i comunicació de la UPF, pretén dissenyar les millores formals i de contingut que aquest àmbit requereix. Es pretén dotar la Universitat d'una eina que permeti fer una explotació en profunditat dels recursos d'informació en el seu sentit més ampli.
Un grup de treball presidit pel gerent i format per nou caps de servei de les àrees més afectades ha analitzat des del mes d'octubre fins al mes de gener diversos aspectes del funcionament de la UPF amb vista a fer-ne un diagnòstic. Els camps analitzats han estat els productes informatius, el funcionament dels òrgans de govern, les enquestes, les bústies de suggeriments, el sistema d'informació telefònica, les bases de dades i la informació operativa. D'aquest primer diagnòstic han sorgit unes primeres propostes d'actuació. En aquests moments, el PIC està en fase de consultes a diverses persones representatives dels diferents col·lectius de la UPF. A partir de completar aquesta fase es podrà publicar el pla.
Derivat del PIC, s'ha organitzat un grup de treball format per set caps de servei per elaborar un calendari d'entrada d'informació a les bases de dades i configurar el Servei d'Acreditacions de la Universitat, que integrarà totes aquelles persones adscrites o vinculades a la UPF que tenen dret a la utilització d'algun dels seus serveis.

Gestió per processos

Un dels objectius del Pla de Gestió de la Qualitat és el d'avançar en la implantació de la gestió per processos. Per aquesta raó i com a primer pas en aquesta direcció s'ha elaborat el mapa de processos de la UPF, a partir de la recollida d'aproximadament 130 processos en l'àmbit de la planificació, l'execució, el control i l'avaluació. Durant més de tres mesos un grup de treball ha debatut i ha fet el diagrama amb la col·laboració de tots els serveis. El projecte va ser mereixedor d'un ajut del Fons de Qualitat de l'Escola d'Administració Pública de Catalunya. Prèviament al treball d'aquest grup es va organitzar una sessió de formació per als caps de servei i una altra sessió sobre el llenguatge de modelatge dirigida també a personal dels serveis.

Direcció per objectius

Els diferents serveis de la Universitat que van utilitzar la Direcció per Objectius per a l'any 2000 han plantejat en total prop de tres-cents objectius operacionals. El nivell de consecució ha superat en tots els casos el 50%, i ha arribat al 100% en alguns dels serveis. La mitjana d'assoliment se situa entorn al 70%. Igual que en altres anys, les vicegerències han estat les responsables de coordinar l'elaboració de la Direcció per Objectius de la majoria dels serveis, tot garantint-ne la coherència amb el marc estratègic de la Universitat.

Reconeixements

En la quarta edició del Premi de Millors Pràctiques convocat pel Club Gestión de Calidad, del qual la Universitat és membre des de l'any passat, es va presentar la pràctica "Innovaciones en la gestión archivística y documental de la Universitat Pompeu Fabra". Un cop presentada la documentació, el Club Gestión va escollir l'experiència com una de les tres finalistes i va visitar l'Arxiu per conèixer amb més detall el seu funcionament; finalment ens van atorgar una menció especial.