Gestió de l'Assignació del Professorat (GAP)
A principis del 2013 es va iniciar el projecte de desenvolupar una aplicació per facilitar als departaments l'assignació de professors a la oferta d'assignatures i grups. Aquesta aplicació ofereix ajudes en la fase de decisió i planificació per tal que els coordinadors / interlocutors de docència puguin decidir quins professors assignar a cada assignatura-grup i comunicar-ho directament a les secretaries sense haver d'intercanviar arxius excel i correus electrònics. La informació entrada s'aprofita directament i es carrega a tots els llocs on sigui necessària evitant haver-la d'entrar diverses vegades.
Al mateix temps, també permet fer simulació de noves figures de professors a contractar per acabar de cobrir tota la docència i posteriorment transferir aquesta informació a les aplicacions de RH (ULISSES) per tal de procedir a les contractacions corresponents.
L'aplicació es va posar en funcionament en fase de prova pilot per al departament de Tecnologies de la Informació i la Comunicació, amb la intenció d'estendre-la a la resta de departaments de cara al curs següent.
Gestió dels treballs de fi de grau i de pràctiques en empreses
Es va implementar una nova aplicació per gestionar els treballs de fi de grau i les pràctiques en empreses, tant les curriculars com les no curriculars. L'aplicació permet publicar la llista de treballs a escollir i que els estudiants entrin la seva tria. Posteriorment permet fer l'assignació en base als criteris que s'hagin definit, per exemple, basats en l'expedient, les assignatures cursades, qualificacions, etc
Gestió de les sol·licituds d'espais tècnics i material audiovisual
Es va desenvolupar una aplicació per gestionar el procés de sol·licitud i assignació d'espais tècnics i material audiovisual per a la docència del Campus del Poblenou. L'aplicació permet als professors entrar les necessitats d'espais tècnics (platós, tallers, etc.) i de material audiovisual (càmeres, edicions de vídeo, etc.) de manera detallada per a tot el curs (per trimestres, setmanes, dies, etc.). Aquesta informació es processa i es detecten els solapaments de manera automàtica per tal que després puguin ser gestionats i tractats des de les secretaries de centre i els deganats.
L'aplicació permet als centres implicats estalviar una gran quantitat d'hores en la gestió d'aquest procés.
Millores en l'Aula Global
Es va instal·lar una nova versió de l'Aula Global amb servidors nous i es varen implementar noves funcionalitats dins d'aquesta:
Eina de detecció de coincidències en treballs i pràctiques (Turnitin)
Es va posar en funcionament una nova aplicació per a la detecció de coincidències en els treballs que presenten els estudiants. Aquesta nova aplicació està integrada dins de l'Aula Global i permet comparar els treballs que presenten els estudiants amb els dels seus companys i amb una gran quantitat de fonts d'internet i de bases de dades per tal de detectar coincidències i possibles còpies.
Consulta de notes des de dispositius mòbils
Des que es varen posar en funcionament aquestes aplicacions el primer trimestre de l'any 2012 han tingut un èxit notable i s'han produït un munt de descàrregues:
Nombre de descàrregues per tipus de dispositiu fins al juny de 2013
Altres millores per a l'adaptació a l'EEES
Es varen desenvolupar noves funcionalitats de l'aplicació GGIA (Gestió de Grups i Aules) per seguir adequant-la a les necessitats de les facultats. En concret es va canviar el repartiment de conjunts d'assignatures, es va millorar el sistema d'alertes i es va agilitzar el sistema d'assignació manual. Es varen incorporar millores a l'aplicació per gestionar la mobilitat dels estudiants i els intercanvis amb universitats estrangeres (MOVILIDAD).
IRIS: consulta d'ajuts i dades comptables
Es varen afegir opcions a l'aplicació IRIS per tal de facilitar als departaments el seguiment de la resta de segments dels seus pressupostos com són els d'extensió universitària, docència i orgànics. També es va incorporar la versió en anglès.
PANDORAConsulta de les convocatòries d'ajuts
Es varen incorporar noves funcionalitats a l'aplicació de gestió de la recerca (PANDORA), com per exemple la possibilitat d'obrir perfils amb accés restringit (només llistats i visualització de les dades corresponents a un departament, grup o unitat).
Així mateix es va tancar el funcional per tal d'incorporar un mòdul a l'aplicació que facilités al Servei de Recerca la gestió i difusió de les convocatòries d'ajuts.
Portal de Producció Científica
Es varen afegir noves funcionalitats al Portal de Producció Científica:
Nou portal web
La Universitat va iniciar el projecte de renovació del portal web institucional. El projecte abasta tant les webs públiques com les intranets, les webs de grups i els espais de col·laboració. Es tracta d'un projecte ambiciós, a tres anys vista, en què, per fases, s'aniran incorporant els diferents serveis i unitats organitzatives. En la primera fase, dins del curs 2012-2013:
Plataforma de gestió de congressos, seminaris i altres esdeveniments (EVENTUM UPF)
Al mes d'abril es va posar en funcionament una plataforma per fer la gestió i la difusió de congressos, seminaris i altres esdeveniments. La nova plataforma es diu Eventum UPF i ofereix als organitzadors la possibilitat de gestionar totes les fases de l'esdeveniment, des de l'elaboració del programa i l'agenda fins la difusió, les inscripcions, els pagaments i el control de les sessions. Disposa d'una aplicació per a mòbils que es poden descarregar els assistents per tal de rebre la informació referent als congressos i actes en què s'han inscrit i també sobre nous esdeveniments.
Nova aplicació de gestió de la formació del PDI i el PAS
S'ha posat en funcionament una nova aplicació de gestió de la formació del PDI i el PAS que està més integrada amb l'actual aplicació de gestió de recursos humans i el portal de l'empleat.
Com a continuació del projecte d'administració electrònica a la universitat, aquest curs es varen millorar alguns dels primers processos posats en funcionament a través de la tramitació electrònica i se'n varen afegir de nous. En concret:
Nous processos:
Signatura d'actes d'assignatures: En el 2n i 3r trimestre d'aquest curs es varen fer uns pilots de signatura de les actes de qualificacions de dos dels centres de la UPF. El nou procés permet que el professor entri les notes, tanqui l'acta i la signi digitalment des del seu ordinador sense haver de desplaçar-se fins a la secretaria. També evita la necessitat d'imprimir les actes per tal de poder ser signades i posteriorment enviades a l'arxiu administratiu amb el consegüent estalvi de temps i paper. Les actes en format digital s'arxiven automàticament al gestor documental amb totes les garanties de custodia i preservació que marca la legislació.
Servei de préstec de portàtils: Els estudiants es poden donar d'alta en el servei de préstec de portàtils amb el seu certificat digital i posteriorment fer les seves sol·licituds i reserves.
Processos millorats
Certificats acadèmics: Dins del curs 2012-2013 es va incorporar la possibilitat de sol·licitar el certificat acadèmic en format electrònic pels estudiants de màster i doctorat i la possibilitat d'escollir si es vol amb rànquing. Un cop identificat amb el seu carnet UPF, l'estudiant pot sol·licitar el certificat acadèmic en català, castellà o anglès.
Signatura de renovacions de contractes del PDI: Es va fer el desplegament del nou procés de signatura electrònica per les renovacions de contractes de professors, de manera que els que hagin de fer aquest tràmit ja poden signar el document de renovació des de qualsevol ordinador sense necessitat de desplaçar-se i amb totes les garanties legals i de seguretat. El professor rep per correu electrònic l'avís amb l'oferta de renovació del contracte i el pot signar utilitzant el carnet UPF que conté el certificat digital de l'Agència Catalana de Certificació (CATCert) o bé el DNI electrònic o una altra signatura reconeguda. Un cop fet aquest pas, el tràmit continua el seu curs, fins que el professor rep una còpia per correu electrònic del seu contracte ja signat pel vicerector. La digitalització d'aquest procediment, que afecta un nombre de 2.000 renovacions de contractes a l'any, evita el corresponent desplaçament i augmenta l'eficàcia del tràmit.
Aplicació de gestió dels objectes trobats
S'ha desenvolupat una aplicació per ajudar a la gestió dels objectes trobats en els edificis dels diferents campus de la universitat i facilitar als usuaris la cerca i la sol·licitud de recuperació d'objectes que hagin perdut dins dels edificis de la UPF.
Aplicació de gestió econòmica i pressupostària (ABAC)
S'han desenvoupat noves funcionalitats com son els llistats d'execució de la despesa pluriennals.
S'han millorat alguns processos com per exemple: el registre automàtic de minutes, nou tractament de les regularitzacions comptables, modificacions als documents de contractació, etc.
Es van desenvolupar millores en l'aplicació de gestió dels actes de graduació de la universitat, especialment, per tal de facilitar el procés de control d'assistència per al dia de l'esdeveniment.
Es varen desenvolupar millores en el procés d'inscripció del programa Alumni per tal d'incorporar els membres d'altres col·lectius del grup UPF.
Es va posar en funcionament el portal de l'empleat per tal de facilitar la consulta del rebut de nòmina i altres tràmits relacionats amb els RH.
Es va posar en funcionament un nou sistema de gestió d'identitats (Idm) per facilitar i agilitzar la gestió de les dades dels usuaris.